社内での情報の管理と伝達には、多くのリソースが必要となります。特に人事情報が分散し、正確な情報把握が困難な場合、その影響は組織全体に及びます。ファイブグループ様もその一例であり、アルバイトの採用時に紙で回収する履歴書や銀行口座のコピーが紛失するリスクや、情報の取り出しに時間がかかる問題を抱えていました。このような課題を解決するために、社内情報DXプラットフォーム「conetto」を導入することに至りました。「conetto」は、社内の人事情報を一元管理し、リアルタイムで更新・共有できるツールです。開発に際しては、ファイブグループの各部署と綿密に話し合い、現場の声を反映した機能を盛り込みました。今回は、ファイブグループ担当者様に、導入の背景や具体的な成果、そして今後の展望について詳しくお話を伺いました。目指すは点在する社内情報の一元管理conetto家中：早速ですが、以前はどんな課題があって 社内情報DXプラットフォーム「conetto」を導入するに至ったのかを教えてください。ファイブグループ担当者様：社内の人事情報が点在しており、どの情報が正しいのか分からなくなっていたことが背景にあります。たとえば、以前はアルバイトの採用時に紙で履歴書や銀行口座のコピーを回収していましたが、一つの紙が複数人の手元を渡るので、紛失や不備が頻発していました。また、せっかく書類を回収できたとしても、必要な情報がすぐに取り出せず、どこにあるかわからないといった問題もありました。店舗側の声で生まれた社内情報DXプラットフォーム「conetto」conetto家中：「conetto」を作ろうと企画を始めた当初、実際にサービスを利用する立場であるファイブグループの各部署の皆さんと話し合って、必要な機能を洗い出しましたよね。ファイブグループ担当者様：覚えています。私たちが話し合って辿り着いたのは、一つのツールで社内の人事情報の共有・管理を一元化できるようにすることでした。当時はデータが上がってきたらその都度、手作業で各システムに反映しなくてはいけなかったので、時間がかかる上にミスも頻繁に発生していました。会社が成長するにつれて管理するデータ量も増加するため、社内情報の鮮度を保つことが非常に重要だと考えました。たとえば異動や退職、入社などの申請がリアルタイムで承認され、データベースに自動反映されるなどといったことです。だからこそ、情報がリアルタイムで更新され、社内情報を管理できるツールが必要でした。「conetto」にはそういった機能が全て含まれています。要は利用する店舗側の声で生まれた社内情報DXプラットフォームですよね。「conetto」と他ツールの違い。“低コスト・十分な機能・LINEで完結”conetto家中：「conetto」が完成する以前、他のサービスも並行して導入されたと思いますが、他のサービスと「conetto」の違いは何だと思いますか？ファイブグループ担当者様：１つ目は低コストである点です。「conetto」が最も効果に見合った価格でした。他のツールだと作成したアカウントごとにコストがかかるため、アルバイト全員にアカウントを付与するのは費用面で現実的ではない場合が多いです。その一方で、「conetto」はLINEを基盤としているためアカウント数を気にすることなく、低コストで適切なデータ管理ができます。２つ目は必要な機能は十分揃っている点です。他のツールは機能が多すぎて使いこなせないことがありました。機能が多いのは一見良いことですが、使いこなせないほど多いと逆に煩わしくなります。その点、「conetto」は必要な機能に絞られているため、非常に使いやすいです。３つ目は社内連絡をLINEで完結できる点です。LINEアプリは、スマートフォンを持っている人のほとんどが使用しているツールです。圧倒的なユーザー数と認知度があるため、誰もが使いやすい。既に多くの人が使っているアプリなので、導入のハードルが低いのは大きなメリットだと思います。〜具体的な成果〜情報伝達スピードの向上により、業務の効率化が実現conetto家中：「conetto」を導入して、どのような効果がありましたか？ファイブグループ担当者様：情報の伝達スピードが圧倒的に向上しました。たとえば、どの店舗に誰が所属しているかを確認したい時、以前は事務所の壁に貼ってあるマグネットを異動がある度に手作業で貼り直していたので、非常にアナログで、時間や手間がかかっていました。「conetto」では組織図がタイムリーに反映されるため、全従業員が簡単に情報を確認できるようになりました。それに、ペーパーレス化によって業務効率が大幅に向上しました。たとえば入社手続きでは、以前は書類の提出のために郵送でのやり取りや、ご本人に直接、吉祥寺の本社へ来てもらう必要がありました。そして、提出していただいた書類に不備があれば、電話で再提出を依頼するというやり取りが、手続きが完了するまで続いていました。その一方で「conetto」は、契約書をオンラインで送付し、手続きを完了してもらい、不備があればLINEで確認できます。特に今年の新卒入社の手続きは7分程度で済み、作業工数が1〜2週間ほど短縮されました。“自動反映機能”でスピードアップし、ミス減少。conetto家中：実際に業務を行っていて、特に便利だと思った機能は何ですか？ファイブグループ担当者様：ワークフローの自動反映機能です。この機能により、人為的ミスが大幅に減少しました。以前は、申請が承認された後に手作業でデータをシステムに反映していたため、データのロスや入力間違いが発生していました。その点、導入前と比べて導入後は業務の効率が向上し、他の仕事にも集中できるようになりました。ワークフローだけでなく、社内のスタッフの評価も自動反映されるようになったのも大きなメリットです。以前はGoogleのスプレッドシートのようなもので手動で整理していたので、変更があった場合、その反映に10日以上かかっていました。これが自動反映されるようになり、スタッフへの情報共有もスピードアップしました。conetto家中：ありがとうございます。ちなみに、バックオフィスだけでなくスタッフからの評価はどうでしょうか？ファイブグループ担当者様：スタッフにもタイムリーな情報共有を行うことができるようになり、非常に良かったと思います。スタッフは自分の情報をマイページで確認できるのですが、以前は表示されている情報が間違っているという問い合わせをよく受けていました。現在はそういった問い合わせがないので、スタッフも安心して自分の情報を確認でき、不安がなくなったのではないかと感じています。〜今後の展望〜今後の目標①〜「conetto」を採用にも役立てるconetto家中: 今後「conetto」を使ってどのようなことを行っていきたいですか？ファイブグループ担当者様：どんなスタッフが会社に定着し、勤続してくれているのかを分析したいですね。たとえば、新卒であれば入社年度によって違いがあるのか、男女比、年齢、世代、性別、等級ランク、配属先などのデータを活用して分析したいです。また、採用ルートや、誰と一緒に働いているかといった要素も含めて、どのようなパターンのスタッフが定着しやすいのかを見極め、今後の採用に役立てたいと思っています。今後の目標②〜「conetto」でアルバイトスタッフとのコミュニケーションを強化また、現在もまだ紙でやり取りしている各誓約書や覚書などの社内手続き全般を「conetto」を使ってデジタル化していきたいです。紙で送ると受け取った側の反応も遅く、回収に手間取っていましたが、「conetto」を使えば瞬時に送信でき、すぐに対応してもらえます。やり取りをデジタル化することで、スタッフ自身にも手間がかからず、スマートフォンで簡単に手続きができるようになるため、全体の効率が向上することを期待しています。今年中には、他のツールで管理していたアルバイトスタッフの情報も「conetto」に統合して一元管理したいと考えています。過去にアルバイトスタッフから「源泉徴収票が欲しい」と問い合わせをいただいた際に、管理側で登録してある住所と送付希望の住所が違い、本人に届かないことがありました。「conetto」なら個々のアルバイトスタッフが自分のマイページで情報を確認・修正できるようになるので、住所などが更新されていない状態を改善できるようにもなります。最終目標は、「conetto」を使ってアルバイトスタッフとのコミュニケーションも強化していくことです。社員と同様にアルバイトとも連絡を取りやすくし、情報の見える化を進めていきたいと考えています。conetto家中：アルバイトスタッフとつながるために「conetto」にこれから欲しい機能はありますか？ファイブグループ担当者様：ワークフローのリマインド機能が欲しいです。手続きの申請期限が近づいた時に、LINEで自動通知ができるようにしたいです。たとえば、「この申請日は月末30日までです」という場合、１日前にリマインドする機能です。また、情報分析や勤怠管理ツールもあると便利です。労働時間や有休休暇、弊社独自のアルバイト向け評価・昇格制度システム「SUP（ステップアップ制度）」の管理ができると嬉しいです。conetto家中：今後の開発・改善にぜひ取り入れさせていただきたいと思います！他にも使用していて疑問点やご要望があれば、いつでもご相談ください。conettoを他社に推薦する理由conetto家中：最後に、「conetto」はどんな会社におすすめですか？ファイブグループ担当者様：低予算で早く導入したい会社には最適だと思います。「conetto」の良さは、なんといっても導入までの時間が早く、コストがかからない点です。それでいて、必要十分な機能はきちんと揃っています。あとは学生のアルバイトスタッフを多く採用していて、入退社が多い会社にもおすすめです。入社手続きがオンラインで完結できるのは大きなメリットです。飲食店だけに特化していないので、他の業界でも汎用性が効くと思います。「conetto」サービス概要conetto事業部では飲食、美容、小売企業様向けに社内情報DXプラットフォーム「conetto」を提供しております。「conetto」はLINE公式アカウントを活用するため、低予算・定額で利用できるにもかかわらず、運用次第で無限に機能を拡張できるのが最大の魅力です。以下に主な特徴を紹介します。・全従業員との連携強化LINEのQRコードをスキャンするだけで簡単に登録できるため特別なソフトウェアやシステムをインストールする必要がありません。LINEを通じてリアルタイムで情報を配信し、連絡の既読率を高めることができます。・人事データベースとのシームレスな連携クラウドベースの人事データベースと連携し、従業員情報の一元管理が可能です。新入社員の登録から異動、退職までの管理が簡単にでき、人事管理の手間を大幅に削減します。・コミュニケーションとエンゲージメントの向上LINEのセグメント配信機能を活用し、アンケートなどの運用機能を拡張することで従業員満足度の向上や効果的な定期面談につながります。・コスト効率の良さ従業員の人数に関わらず定額料金で利用可能で、特に多店舗を展開する企業にとって大きなメリットを提供します。初期投資やランニングコストの削減も見込めます。・導入から運用までのサポート体制導入後はconetto事業部が継続的なサポートを行います。初期設定から運用開始までは平均で約1ヶ月を見込んでいますが、必要に応じて迅速な対応が可能です。また、勤怠や給与システムとの連携もサポートしており、従業員から会社への直接連絡も可能です。「conetto」を活用することで企業は従業員とのコミュニケーションを一元化し、情報共有を効率化できるだけでなく、従業員のモチベーション向上や業務の効率化を図ることができます。サービスについてさらに詳しくお知りになりたい方は、下記リンクからお気軽にお問い合わせください。%3Cscript%20charset%3D%22utf-8%22%20type%3D%22text%2Fjavascript%22%20src%3D%22%2F%2Fjs.hsforms.net%2Fforms%2Fembed%2Fv2.js%22%3E%3C%2Fscript%3E%0A%3Cscript%3E%0A%20%20hbspt.forms.create(%7B%0A%20%20%20%20region%3A%20%22na1%22%2C%0A%20%20%20%20portalId%3A%20%2244641337%22%2C%0A%20%20%20%20formId%3A%20%222f363a0a-f9f1-4a86-b855-c5a5c9b72380%22%0A%20%20%7D)%3B%0A%3C%2Fscript%3E%0Aーーー