2種類！LINE公式アカウントの自動応答メッセージ飲食店にとっての繁忙期は店舗運営だけでも忙しい時期です。そこから更に顧客からの問い合わせ対応にリソースを割いてしまうと、他の重要な作業に手が回らなくなってしまいます。そんな時に活躍するのが、LINE公式アカウントの自動応答メッセージ機能です。忙しい時間帯でも無料で顧客対応の負担を軽減することができるため、飲食店にとって非常に便利なツールです。自動応答メッセージには「一律応答」と「キーワード応答」の2種類があります。以前は「AI応答メッセージ」もありましたが、2023年11月29日に機能提供が終了しました。一律応答は、顧客からのすべてのメッセージに対して汎用的な返信を行う機能で、顧客への迅速な初期対応を自動で行うことができます。一方、キーワード応答は、顧客のメッセージに含まれる特定のキーワードに基づいて個別の応答を行う機能であり、顧客の具体的な質問に対してより適切な情報を提供できます。本記事では、このLINE公式アカウントの自動応答メッセージの2種類の機能と設定方法、またこれらを使いこなすポイントについて解説します。一律応答とは一律応答とは、LINE公式アカウントに届く全てのメッセージに対し、事前に設定した汎用的なメッセージを自動で返信する無料機能です。これは顧客からのメッセージに対してすぐに返信できない時に、すべての顧客に迅速な初期対応を行うためにぜひ活用したい機能です。たとえば、顧客からの問い合わせに対して「ただいま混雑しておりますので、お返事に時間がかかる場合がございます」というメッセージを設定することができます。この一言で、顧客には店舗が忙しいことを伝えつつ、後ほど丁寧な対応をする意向を示すことができます。その他にも「ご連絡ありがとうございます。営業時間後に担当者が対応しますので、少々お待ちください」といったメッセージを使えば、顧客からのメッセージに対して即座に反応していることが伝わります。これにより顧客に自分のメッセージが確認されていると感じてもらい、返信を待ってもらうよう促すことができます。キーワード応答とはキーワード応答とは、顧客からのメッセージに含まれる特定のキーワードに基づき、事前に設定した返信メッセージを無料で自動で送信できる機能です。一律応答とは異なり、キーワード応答では顧客の質問内容に対して、より柔軟な対応を行うことが可能です。例えば、顧客が「営業時間」というキーワードを含むメッセージを送信した際には、店舗の営業時間に関する情報を返信します。また、「予約」というキーワードには、予約方法や注意事項を伝える返信を設定することができます。これにより、顧客は自分の質問に対する具体的な回答を得られます。以上のようにLINE公式アカウントの自動応答メッセージ機能は、適切に活用していくことで、繁忙期間中でも顧客対応の質を落とすことなく、効率的に業務を進めることができます。次のセクションではこの自動応答メッセージを導入することで生まれるメリットをご紹介します。自動応答メッセージのメリットここからは自動応答メッセージを活用することによって期待できるメリットを3つご紹介します。・リソースの削減自動応答メッセージを利用することで、実際に人が対応するリソースをある程度省くことができます。具体的には、顧客からの一般的な問い合わせや簡単な対応が必要な場合に、自動応答システムがこれらの一時処理を担います。この結果、スタッフの時間と労力を他の重要な業務に割り当てることができ、全体的な業務の効率化に寄与します。これは限られたリソースを最大限に活用したい小規模な飲食店にとっても嬉しいメリットです。また、スタッフの働き方が改善されることで、職場の満足度や生産性の向上にも繋がり、結果として店舗運営全体の成長に寄与する可能性があります。・配信コストの削減自動応答メッセージは一般的なメッセージ配信とは異なり、配信数にカウントされないため、配信に関するコストを削減できます。その上一斉配信ではなく個別の自動応答によって顧客対応を行うことができるため、コスト削減をしながら同時に顧客満足度の向上も期待できます。顧客満足度を高めつつ経済的な運営も可能となるため、予算的にも大きなメリットがあります。・即時レスポンスの実現営業時間外や忙しい時間帯でも、自動応答メッセージを設定しておけば、いつでも即時にレスポンスができます。迅速な対応は顧客の不信感を防ぐだけでなく、信頼の構築にもつながります。また店舗営業時間とそうでない時間など、自動応答メッセージのオンオフを時間で区切ることも可能です。そのため人が対応できる時間は手動メッセージで行い、対応が難しい時間は自動応答メッセージを活用することでさらに効果的な運用が可能となります。このように自動応答メッセージは、繁忙期でも顧客からの問い合わせに効率的に対応することができ、業務効率を高めるための重要なツールです。効果的に活用することで、ぜひこれらのメリットを最大化していきたいです。次のセクションでは、これらの自動応答メッセージの具体的な設定方法についてご紹介します。自動応答メッセージの設定方法ステップ1.応答メッセージを有効にするまず最初に、準備として応答メッセージを有効にします。LINE公式アカウントにログインし、ホーム画面の右上にある「設定」をクリックします。次に、左サイドメニューから「応答設定」を選びます。ここでチェックして欲しいことは、あなたのお店のLINE公式アカウントがチャット機能を利用しているかどうかです。利用している場合は「チャット」をオンにし、「応答方法」で「手動チャット＋応答メッセージ」を選択します。チャットを利用しない場合は、「チャット」をオフにして、「応答メッセージ」をオンに設定します。ステップ2. 応答メッセージの具体的な設定を行う次に、実際に応答メッセージを設定します。ホーム画面から「自動応答メッセージ」に進み「応答メッセージ」を選択した後、「作成」をクリックして設定画面を開きます。設定画面では以下の項目を設定します。・タイトル：管理用のタイトルを入力します。これは内部での識別用です。・応答タイプ：「一律応答」と「キーワード応答」のどちらかを選択します。・キーワード： キーワード応答を選んだ場合、反応させたいキーワードを設定します。・スケジュールを設定する：応答メッセージを特定の日時にのみ反応させたい場合に設定します。・メッセージ設定：顧客に送信するメッセージの内容を設定します。以上2ステップで自動応答メッセージの設定が完了します。この設定を行うことで、忙しい時でも顧客からの問い合わせに迅速に対応でき、顧客の満足度向上に繋がります。次のセクションでは、これらの自動応答メッセージの活用ポイントを詳しく解説します。自動応答メッセージの活用ポイントここからは自動応答メッセージの機能を最大限に活用するためのポイントをご紹介します。1.キーワードの文言は完全一致していなくてはならないキーワード応答機能では、設定されたキーワードが完全に一致する場合のみ反応します。例えば「営業時間」というキーワードを設定した場合、顧客が「営業時間は？」と問い合わせても反応しない可能性があります。このため、「営業時間はいつ？」「何時から何時まで？」「開店時間/閉店時間」などといった予想されるさまざまな表現をキーワードに設定することがおすすめです。2.一律応答とキーワード応答の併用一律応答とキーワード応答の機能は、同時に活用することが可能で、これにより顧客サービスの効率性と効果が大幅にアップします。たとえば、特定のキーワードである「予約方法」や「営業時間」などに対してはカスタマイズされた返信を設定し、それ以外の一般的な問い合わせや初期の顧客接触には一律応答を用いることができます。この方法により、顧客の特定のニーズに対して適切に対応しつつ、一般的な問い合わせには迅速に応答し、全体的な対応のバランスを取ることが可能になります。3. チャットと応答メッセージの併用自動応答メッセージは、チャット機能と組み合わせて使用することもでき、この組み合わせにより顧客対応の柔軟性が高まります。例えば、営業時間中はスタッフがリアルタイムで顧客の問い合わせに応じ、営業時間外や忙しい時には自動応答メッセージが対応を引き継ぐように設定することが可能です。この方法により、常に最適な顧客サービスを提供することができ、時間帯やスタッフの可用性に応じて柔軟に対応することが可能になります。また、顧客は営業時間外でも一定のレベルのサービスを受けることができるようになるため、顧客満足度の向上にも寄与します。自動応答メッセージの活用時は、これらのポイントを押さえることで、機能のメリットの最大化と業務効率の向上が期待できます。繁忙期における顧客対応の質を維持しつつ、スタッフの負担を軽減するためにも、これらの設定方法を積極的に活用してみてください。まとめ本記事では、LINE公式アカウントの自動応答メッセージ機能の重要性とその活用方法について詳しく解説しました。繁忙期は顧客対応に追われながら集客をしなくてはいけない大変な時期ですが、LINE公式アカウントの自動応答メッセージ機能を効果的に活用することで、これらの課題を解決することができます。一律応答とキーワード応答の2種類の機能をうまく組み合わせることで、顧客からの問い合わせに迅速かつ適切に対応し、顧客満足度を高めるなど、ぜひあなたのお店に合った活用方法を見つけてみてください。本記事で紹介した設定方法と活用ポイントが、あなたのお店の効率的かつ効果的な顧客対応の一助となりますと幸いです。